1.应在什么情况下签发
1.1.存在安全隐患时
项目监理机构在实施监理过程中，发现工程存在安全事故隐患时，应签发监理通知单，要求施工单位整改；情况严重时，应签发工程暂停令，并应及时报告建设单位。施工单位拒不整改或不停止施工时，项目监理机构应及时向有关主管部门报送监理报告。
1.2.出现质量问题时
项目监理机构发现施工存在质量问题的，或施工单位采用不适当的施工工艺，或施工不当，造成工程质量不合格的，应及时签发监理通知单，要求施工单位整改。整改完毕后，项目监理机构应根据施工单位报送的监理通知回复对整改情况进行复查，提出复查意见。
1.3.进度滞后且影响合同工期时
项目监理机构应检查施工进度计划的实施情况，发现实际进度严重滞后于计划进度且影响合同工期时，应签发监理通知单，要求施工单位采取调整措施加快施工进度。总监理工程师应向建设单位报告工期延误风险。
1.4.未按专项方案施工时
项日监理机构应巡视检查危险性较大的分部分项工程专项施工方案实施情况。发现未按专项施工方案实施时，应签发监理通知单，要求施工单位按专项施工方案实施。
以上内容均摘自《建设工程监理规范》（gb/t 50319-2013），通过以上不难发现，规范的意思是要我们不要啥事都发也不要不作为。
2.怎样填写“监理通知单”
2.1.规范填表说明
2.1.1.本表可由总监理工程师或专业监理工程师签发，对于一般问题可由专业监理工程师签发，对于重大问题应由总监理工程师或经其同意后签发。
2.1.2.“事由”应填写通知内容的主题词，相当于标题。
2.1.3.“内容”应写明发生问题的具体部位、具体内容，并写明监理工程师的要求、依据。必要时，应补充相应的文字、图纸、图像等作为附件进行具体说明。
2.1.4.监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用本表予以确认。
3.怎样填写“监理通知回复单”
3.1.规范填表说明
收到施工单位报送的《监理通知回复》后，一般可由原发出通知单的专业监理工程师对现场整改情况和附件资料进行核查，认可整改结果后，由专业监理工程师签认。
4.最后的话
一是，用词要规范，因为它毕竟是要进入档案的，所以要严肃对待。二是，不要教条，填写没有必要机械的照搬填写表达，它只不过是一张单子而已，把自己要表达的问题及自己的要求表达清楚，即可。三是，尽量不要啰嗦，不要去解释证明你要表达问题的严重性。其实越是干脆、简短的，越是效力最高的，法律条文就很干脆、简短（《宪法》就很简短、干脆，所以他的效力最高）；规范条文就很干脆、简短，而规范的条文说明，就相当啰嗦、白话多些了，正因为他啰嗦所以他自己都说“本条文说明不具备与本规范正文同等的法律效力，仅供使用者作为理解和把握规范规定的参考”。
