甲级监理公司对监理例会的一些建议
在不超越《建设
凯发官网首页-凯发官网入口首页规范》规定的情况下,为达到解决问题的目的,为尽到召集人、组织者(主持人)、会议纪要整理者的职责,我们是有大量工作要做的。对于如何开好监理例会,我们也在逐渐摸索、逐渐探求、逐渐总结。
(1)要形成例会制度,其中要有奖惩制度(最好有机巧性地让业主提出)。在工程的第一次会议就要提出并定下来。在一定程度上说,能否坚持例会制度,是检验一个项目监理机构工作是否规范、是否到位的重要标志。
(2)要使每次例会都有一定地收效,能够解决一些的问题。特别是业主比较关注的问题要作重点优先解决好,要使与会各方都感到参加监理例会有一定地收益,以便得到各方的支持。
(3)要在会前做大量的调研、征求意见、准备和策划工作。
(4)要尽量请对情况比较熟悉,或在某方面比较专业,或对工程更为有利的人员参会;
(5)要在会中做好主持导向工作,推进会议向既定或更理想的目标前进,使会议达到预期的目的与效果。
(6)要会后要做好会议精神的落实或督促实施工作。这是我们召开监理例会的最终目的,也是与会各方的期望值。能够让与会各方看到监理例会的成效,这就为以后能够成功开好监理例会奠定了一个良好的基础。
(7)要认真做好会议的记录及相关资料(包括佐证资料)、信息的搜集。
(8)要认真做好对相关资料的整理和会议纪要的起草工作。要尽快梳理、整理会议记录和相关资料,及时完成会议纪要的起草组稿工作,在会上通过或定下来事项及会议主要内容都应写入会议纪要。
(9)要做好会议纪要的会签工作。会议纪要整理起草好后,要请参会单位代表(可先请建设单位)进行审查,在与会议基本相符的情况下,与会单位参会代表应当及时进行会签。
(10)要做好会议纪要印发工作。会议纪要通过会签后应当及时印发给相关单位,要做好会议纪要的发文登记或记录,并请收件人签名确认。
(11)要待会议纪要印发后,至少要留一份会议纪要与会议原始记录及搜集的相关资料(包括文字、图片、影像、音像、信息、佐证资料等)一并归档存放,妥善保管备查。
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