水利水电工程监理公司谈水电工程的往来函件和资料管理
来源：河南建基 作者：河南建基 发布日期：2016-06-03 11:24 点击次数：
在施工合同的履行过程中，监理工程师与业主和承包商，待别是与承包商之间存在大量的函件和资料往来。有效的合同管理，关键是控制往来函件并使渠道畅通。
而国内的招标工程在这一点上往往做得很不够，或者说还没有引起监理工程师的高度重视。这些函件或资料，有的是监理工程师关于施工的要求或指示，有的是监理工程师与承包商对某些事件或问题的意见，有的是承包商提出保留索赔权力的通知，总之，这些函件大多与工程的质量、进度、费用有关，监理工程师在处理这些文函或资料时，一方面应及时处理，以免由于处理不及时而引起工程延误及不必要的索赔，另一方面，应该以合同为依据，而不是以“经验”来处理，切忌不根据整个合同的精神，不及其余地用合同中的某一条款，与承包商文来文往，这样做，不仅不能取得一致意见，往往只能加深误解。对承包商的合理要求，应及时予以答复，并且“一步到位”，不应先回一函，挡一阵，继而步步退缩，这样必然丧失监理工程师的信誉。对承包商的不合理要求，也应给予解释。
水利水电工程监理公司表示，为了搞好函件和资料的管理，监理工程师应建立严密的档案制度，详细登记保留所有这些往来函件和资料。这些函件和资料对处理索赔、工程结算等都是重要的依据，在解决纠纷中起重要作用。函件和施工记录、会议记录等应输入计算机，不断进行处理和归纳，以便随时调用，这是函件和资料管理的一个重要环节。当然，施工记录应认真做好，当参与人忘记或离开以后，对解决争议颇有价值。监理工程师为了做好这一管理，就应建立相应的程序，以促进合同管理，这些程序应包括合同管理的所有方面，包括计量支付、进度控制、成本控制、文档、检查试验、决策信息、现场管理服务、图纸与规范、变更与索赔处理等等，使监理工程师能有条不紊地工作。
