监理公文应遵守的基本写作规律
监理公文一般应采用议论文的文体，从内容的逻辑关系来分析，采用“总论—分论—总论”式论述结构，或者说“提出问题—分析问题—结论”这样的三段论比较适宜。当然，监理规划、监理实施细则有比较成熟的格式，监理日记、监理日志也有具体的要求，不必拘泥于议论文的结构形式。
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监理公文行文要求结构严谨、自然、清晰。正文一般分开篇、主体、结尾三部分，开篇要明意，简述发文依据和理由或者目的、结论；主体表述主要内容，把情况、问题、要求阐述清楚，内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，要讲条理，注重逻辑关系，同类事情归集在一起；结尾或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。如有必要，还可附件、附表、附照片。
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监理公文必须使用规范的书面语言，特别是要使用专业术语，例如“电缆敷设”、“模板拆除”、“见证取样”等。不得使用口语、方言或俗语，例如：有些监理工程师图省事常常将“浇筑混凝土”或“浇灌混凝土”写作“打灰”，是不符合书面语言的要求的。
监理公文在遣词造句方面必须字斟句酌，例如“宜”、“应”、“需”、“必须”等词语就必须仔细区分其用法。监理公文必须做到字、词、句准确通顺，主语、谓语、宾语完整，单句、复句分清，段落、层次分明，标点符号使用无误。特别要注意不出现错别字，例如：“为”经常被写作“未”，“部”经常被写作“不”，导致语意改变，这种现象主要是写作人员用拼音打字后未认真检查出现的错误。有些人对“既”和“即”的意义分辨不清，需要加强学习，提高对语言文字的驾驭能力。
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监理公文的语言风格应是高度概括，简洁凝炼、严肃认真、不说废话。公文写作不同于文学创作，只要能将问题或观点说明即可，不必长篇大论或引发联想、感慨。要注重事实、注重数据、注重依据，分析要客观、符合实际情况，就事论事，一般不使用形容词，不添加感情色彩，特别要注意不得进行人身攻击。例如有的监理日志中有这样的语句“监理人员指出后，某某不但不听，反而继续违章作业，真是让人气愤！”这样的写法颇为不妥。
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监理公文写作完成后应认真检查：文体是否得当；内容是否切题并符合法律、法规、规范的要求；材料是否具体、真实；行文是否合乎语法和逻辑；文字和标点符号、序号是否规范；标题、主抄送单位、附件等是否存在问题；对于不同的级别关系、行文方向，语气是否恰当；发文编号是否编排合理；排版是否美观大方；是否按规范使用印章。一般情况下，总监都应对项目监理机构的对外发文进行检查把关。
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监理公文最低的目的是要做到让阅览者明白作者表述的事件和观点，明白作者的意图，并且不产生歧义。监理公文一般有一定的时效性，特别是涉及到安全隐患的监理通知、工作联系单等有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，甚至造成损失。因此，写作必须及时、审定和发文必须迅速，以保证公文尽快处理、尽快传递。
